Begitu sebuah usaha mulai mencatat kehadiran secara digital, ia mulai mengumpulkan data pribadi orang lain. Ini terjadi tanpa keputusan sadar, dan biasanya baru dipikirkan setelah ada yang bertanya atau setelah ada insiden.
Catatan ini menyusun cara berpikir yang wajar untuk usaha kecil: apa yang layak dikumpulkan, bagaimana menyimpannya, dan apa yang sebaiknya dihindari. Ketentuan perlindungan data pribadi punya dasar hukum yang berlaku dan berkembang, jadi untuk kewajiban formalnya, periksa aturan resmi yang berlaku. Catatan lain seputar pengelolaan tim ada di Absenia.
Kumpulkan yang dipakai, bukan yang mungkin berguna
Prinsip paling praktis dan paling sering dilanggar: kumpulkan data yang benar-benar dipakai untuk keperluan yang jelas, bukan data yang sekiranya berguna suatu saat.
Setiap data tambahan menambah kewajiban menjaganya dan menambah kerugian kalau bocor. Data yang tidak pernah dipakai adalah biaya tanpa manfaat.
Uji sederhananya: untuk setiap kolom data yang dikumpulkan, sebutkan satu keperluan konkret yang membutuhkannya. Kolom yang tidak bisa dijawab sebaiknya dihapus.
Bedakan data yang wajar dan data yang sensitif
Sebagian data memang diperlukan untuk mengelola hubungan kerja: identitas, kontak, jabatan, jam kerja, dan informasi yang dibutuhkan untuk penggajian.
Sebagian lain jauh lebih sensitif dan menuntut alasan yang kuat serta penanganan yang lebih hati-hati: data kesehatan, data biometrik seperti sidik jari atau wajah, data lokasi terperinci, dan informasi keluarga.
Kalau data sensitif memang dibutuhkan, pastikan alasannya jelas, penyimpanannya lebih ketat, dan aksesnya lebih terbatas. Mengumpulkannya karena tersedia di fitur perangkat bukan alasan yang memadai.
Jelaskan sebelum mengumpulkan, bukan sesudah
Penjelasan yang diberikan setelah data terkumpul selalu terdengar seperti pembelaan. Penjelasan sebelum pengumpulan terdengar sebagai keterbukaan.
Isi penjelasannya tidak perlu panjang: data apa yang dikumpulkan, untuk apa, siapa yang bisa melihat, berapa lama disimpan, dan apa yang bisa dilakukan karyawan kalau ada yang keliru.
Sampaikan dalam bahasa sehari-hari. Dokumen berbahasa hukum yang tidak dipahami tidak menghasilkan pemahaman, walaupun secara formal sudah disampaikan.
Batasi siapa yang bisa melihat
Di usaha kecil, akses sering diberikan berlebihan karena praktis: semua orang di bagian administrasi bisa melihat semua data semua orang.
Ini menimbulkan risiko yang tidak perlu, terutama untuk data gaji dan data pribadi. Batasi berdasarkan kebutuhan pekerjaan, dan tuliskan siapa memegang akses apa.
Yang juga penting: cabut akses ketika orangnya pindah peran atau berhenti. Akun lama yang masih aktif adalah salah satu celah paling umum di usaha kecil, dan paling mudah ditutup.
Hati-hati dengan data biometrik
Sidik jari dan pengenalan wajah terasa praktis, dan memang menyelesaikan masalah titip absen. Tetapi data biometrik punya sifat yang membedakannya dari data lain: ia tidak bisa diganti kalau bocor.
Karena itu, sebelum memilihnya, tanyakan apakah tujuan yang sama bisa dicapai dengan cara lain, misalnya penanda lokasi atau foto saat mencatat yang tidak disimpan sebagai template biometrik.
Kalau tetap dipakai, pastikan penyimpanannya sesuai ketentuan yang berlaku, aksesnya sangat terbatas, dan ada prosedur penghapusan ketika karyawan berhenti bekerja.
Lokasi: jam kerja saja, dan jelaskan
Untuk tim lapangan, penanda lokasi sering diperlukan. Yang membedakan pemakaian wajar dari yang tidak adalah cakupannya.
Mencatat lokasi pada titik tertentu selama jam kerja umumnya bisa dijelaskan dengan alasan operasional. Merekam posisi terus-menerus, apalagi di luar jam kerja, jauh lebih sulit dibenarkan dan hampir pasti merusak kepercayaan.
Kalau perangkat yang dipakai memiliki kemampuan pelacakan berkelanjutan, matikan yang tidak dibutuhkan. Fitur yang aktif tanpa alasan akan tetap dianggap dipakai, apa pun penjelasannya.
Simpan seperlunya, lalu hapus
Data yang disimpan selamanya adalah risiko yang menumpuk. Di sisi lain, sebagian data memang perlu disimpan cukup lama untuk keperluan administrasi dan kemungkinan sengketa.
Yang perlu dilakukan adalah menetapkan berapa lama masing-masing jenis data disimpan, lalu benar-benar menghapus yang sudah lewat. Kebijakan penyimpanan yang tidak pernah dijalankan sama saja dengan tidak punya kebijakan.
Perhatikan juga salinan yang tersebar: berkas unduhan di komputer pribadi, kiriman lewat pesan, dan cadangan lama. Penghapusan yang hanya dilakukan di sistem utama meninggalkan salinan di banyak tempat.
Rapikan cara data berpindah
Kebocoran di usaha kecil jarang terjadi lewat peretasan. Yang jauh lebih sering adalah data berpindah lewat cara yang tidak aman karena praktis.
Contohnya: mengirim daftar gaji lewat aplikasi pesan, menyimpan salinan di komputer bersama tanpa kata sandi, atau memfoto dokumen berisi data pribadi lalu membiarkannya di galeri ponsel.
Memperbaikinya tidak butuh perangkat khusus, cukup kesepakatan: data pribadi hanya lewat kanal yang disepakati, tidak disimpan di perangkat pribadi, dan tidak dibagikan di grup.
Beri karyawan akses ke datanya sendiri
Salah satu cara paling murah membangun kepercayaan adalah membiarkan orang melihat data tentang dirinya sendiri kapan saja.
Selain wajar, ini juga menguntungkan usaha: kesalahan data ditemukan lebih cepat oleh orang yang paling tahu, yaitu pemiliknya sendiri.
Sediakan juga cara mengajukan perbaikan yang jelas, beserta siapa yang memutuskan dan berapa lama prosesnya. Tanpa jalur resmi, koreksi terjadi lewat percakapan yang tidak tercatat.
Perhatikan penyedia layanan yang Anda pakai
Ketika memakai layanan pihak ketiga untuk mengelola kehadiran atau penggajian, data karyawan berpindah ke sistem mereka. Tanggung jawab Anda sebagai pemberi kerja tidak ikut berpindah.
Beberapa hal yang layak ditanyakan sebelum memilih: data disimpan di mana, siapa yang bisa mengaksesnya dari pihak penyedia, apa yang terjadi pada data kalau berhenti berlangganan, dan apakah data bisa diekspor.
Pertanyaan terakhir sering diabaikan dan paling terasa akibatnya. Layanan yang tidak mengizinkan ekspor membuat Anda terkunci, dan data yang tidak bisa diambil kembali adalah data yang praktis bukan milik Anda.
Siapkan langkah kalau terjadi kebocoran
Tidak ada yang ingin memikirkannya, tetapi menyiapkan langkah sederhana jauh lebih baik daripada memikirkannya saat panik.
Minimal tetapkan: siapa yang harus diberi tahu di internal, bagaimana menghentikan penyebaran lebih lanjut, bagaimana memberi tahu orang yang datanya terdampak, dan kewajiban pelaporan apa yang berlaku menurut ketentuan.
Menuliskannya cukup satu halaman. Yang penting ada dan diketahui, karena kecepatan penanganan di jam-jam pertama menentukan besar kecilnya dampak.
Ukurannya sederhana: apakah bisa dijelaskan
Kalau harus diringkas jadi satu uji, gunakan ini: apakah setiap data yang Anda kumpulkan bisa dijelaskan kepada orang yang datanya dikumpulkan, dengan alasan yang mereka anggap masuk akal.
Data yang lolos uji ini biasanya juga aman dari sisi kepatuhan, karena keduanya berangkat dari prinsip yang sama: ada tujuan yang jelas, cakupannya seperlunya, dan orangnya tahu.
Data yang tidak lolos, yang hanya bisa dijelaskan dengan kalimat samar seperti untuk keperluan internal, layak ditinjau ulang. Biasanya ternyata memang tidak dibutuhkan, dan menghapusnya menghilangkan risiko tanpa kehilangan apa pun. Catatan lain seputar pengelolaan tim dikumpulkan di absenia.com.
Tinjau ulang setahun sekali
Data yang dikumpulkan cenderung bertambah tanpa keputusan sadar. Fitur baru dinyalakan, kolom baru ditambahkan, dan laporan baru dibuat, masing-masing dengan alasan yang wajar pada saat itu.
Sekali setahun, buka daftar data yang dikumpulkan dan periksa satu per satu dengan pertanyaan yang sama: apakah ini masih dipakai, oleh siapa, dan untuk apa. Yang tidak terjawab, hentikan pengumpulannya dan hapus yang sudah ada.
Peninjauan ini biasanya memakan waktu kurang dari satu jam dan hampir selalu menemukan sesuatu, terutama data yang dikumpulkan untuk keperluan yang sudah lama berhenti.
Perlakukan data mantan karyawan dengan jelas
Bagian yang paling sering terlupakan adalah apa yang terjadi pada data setelah seseorang berhenti bekerja. Akunnya sering tetap aktif, datanya tetap tersimpan, dan tidak ada yang memutuskan sampai kapan.
Tetapkan dua hal: apa yang dinonaktifkan segera setelah hari terakhir, dan apa yang tetap disimpan beserta berapa lama. Sebagian dokumen memang perlu disimpan untuk keperluan administrasi, tetapi akses ke sistem tidak termasuk di dalamnya.
Jadikan penonaktifan akun bagian dari daftar hal yang diselesaikan saat seseorang berhenti, sejajar dengan pengembalian perangkat dan penyelesaian pembayaran terakhir.
Kalau harus dimulai dari satu langkah saja, tuliskan daftar data yang Anda kumpulkan beserta alasannya masing-masing. Daftar itu biasanya sudah cukup untuk menemukan satu atau dua hal yang ternyata tidak pernah dipakai, dan menghapusnya menghilangkan risiko tanpa kehilangan apa pun.
Menjaga data karyawan bukan urusan teknis semata, melainkan bagian dari hubungan kerja itu sendiri. Usaha kecil yang menanganinya dengan wajar biasanya juga lebih dipercaya dalam hal lain, dan kepercayaan itu jauh lebih murah dijaga daripada dibangun ulang.